Deze kilometervergoeding kun je onbelast declareren

Uit reflex zul je wellicht denken ‘19 cent per kilometer’. Dat was immers jarenlang de kilometervergoeding die je onbelast kon declareren voor zakenreizen. Daarnaast kon je ervoor kiezen om je met het openbaar vervoer te verplaatsen en die kosten volledig op te voeren.

Onbelaste kilometervergoeding in 2024: 23 cent per kilometer

Dat jarenlang vaststaande bedrag is in 2023 veranderd. De kosten voor onder meer energie zijn de voorgaande jaren steeds verder gestegen. Daardoor was de kilometervergoeding meer een druppel op een gloeiende plaat dan dat hij kostendekkend was. Daar kreeg de politiek uiteindelijk toch oog voor. Werkgevers kunnen sinds 1 januari 2023 maximaal 21 cent per kilometer vergoeden over de werkelijk gemaakte reiskosten, onbelast. In 2024 is dit verder verhoogd naar €0,23 per kilometer.

Kosten per kilometer ongeacht vervoermiddel

Het gaat hier om een vergoeding voor de reiskosten met het eigen vervoer van een werknemer. Daarbij maakt het niet uit of je dan een grote of kleine auto gebruikt, een motorfiets, scooter, speedpedelec, e-bike of fiets. Die keuze is aan degene die de reis maakt. Ook wanneer je met collega’s carpoolt en dat zelf onderling regelt, mag iedereen 23 cent per kilometer ontvangen van zijn baas. Maar als de werkgever het organiseert dan kan alleen de chauffeur €0,23/km declareren, de meerijders niet.

Zakelijke reiskosten met openbaar vervoer

Reis je liever met het openbaar vervoer? Dan kun je ook die kosten declareren. De werkgever heeft dan de keuze om de werkelijke kosten die je maakt te vergoeden. Omdat je in dat geval gewoon een bonnetje inlevert, is dat al snel aantrekkelijk. Ook kan de werkgever dan 23 cent vergoeden per kilometer die je reist.

Hogere vergoeding reiskosten kan wel

Die 23 cent per kilometer is het maximale dat je werkgever onbelast mag vergoeden. Dat betekent dat de kilometervergoeding ook lager mag zijn dan dat bedrag. De kans dat je in dat geval uit de kosten gaat komen, is dan fors kleiner. Krijg je een hoger bedrag als kilometervergoeding voor zakelijke reizen? Alles boven de 23 cent ziet de Belastingdienst als loon en daarover moet je loonbelasting betalen.

Je ziet als variant hierop dat bedrijven aan medewerkers die vaak reizen een OV-kaart ter beschikking stellen. Dan heb je als ontvanger geen of nauwelijks administratie en hoef je niet eerst de kosten voor te schieten.