Op pad voor de baas is een dure grap

Leaserijder is beter af

Stel, je bent werknemer en moet vanuit de Achterhoek naar een zakelijke afspraak in Amsterdam. Je hebt geen auto van de zaak en de trein stopt niet daar waar je woont, dus je pakt je eigen auto. Je baas, met leaseauto, gaat vanuit een andere plaats, dus carpoolen kan niet. Jullie moeten allebei op straat parkeren en dat is in de hoofdstad duur. Dus bewaar je de parkeerbon en die dien je in als declaratie, net als uiteraard de gereden kilometers à 21 cent. Je baas krijgt uiteraard geen kilometer­vergoeding, want die reed in zijn fijne auto van de zaak, maar hij declareert net als jij zijn parkeerbon. Vervolgens gebeurt er iets raars. Je baas krijgt zonder problemen zijn geld, maar jouw parkeerbon wordt geweigerd door de boekhouder. Omdat je al 21 cent per kilometer hebt gekregen, en die vergoeding is ‘inclusief alle autokosten, waaronder parkeren’. Maar met die 21 cent dek je mogelijk net je benzinekosten af, dus grote kans dat je privé bijlegt voor die werkreis. En dan hebben we het nog niet eens over andere autokosten, zoals onderhoud en afschrijving. Oneerlijk? Ja! Maar helaas niet minder waar.

Iemand met een auto van de zaak mag zijn parkeerkosten gewoon declareren.

Op pad met eigen auto

Het is in Nederland niet ongebruikelijk dat mensen met hun eigen auto op pad gaan voor een zakelijke klus. Dit kan zijn voor je eigen bedrijf, als je zzp’er of zelfs DGA (directeur-grootaandeelhouder) bent. Het kan ook zijn dat je in dienst bent en naar een bepaalde bestemming moet. Logisch dat je daarvoor compensatie krijgt, maar die vergoeding is laag. Althans, de belastingvrije vergoeding. Die stond jarenlang op 19 cent per kilometer en is sinds begin dit jaar eindelijk omhoog gegaan naar 21 cent. Volgend jaar wordt het 22 cent. Kijken we alleen naar de benzinekosten, dan moet je met een benzineprijs van €2,14 minimaal 1:10,2 rijden. Dan heb je net je brandstofkosten afgedekt, terwijl autorijden meer kost dan alleen fossiele brandstof of stroom.

Reële kilometervergoeding

De Vereniging Zakelijke Rijders (VZR) maakte zich hier onlangs nog druk over. In 2022 vond de VZR een onbelaste kilometervergoeding van 26 cent nog reëel. Doordat de aanschafprijs van auto’s en de brandstof-, reparatie- en onderhoudskosten nu hoger liggen, ligt de door de VZR becijferde reële kilometervergoeding nu met 31 cent hoger dan vorig jaar. De meer dekkende kilometervergoeding van 31 cent geldt voor een middenklasser, maar dat betekent niet dat de onbelaste kilometervergoeding van 21 cent gemiddeld bij kleinere auto’s wel dekkend is. Volgens de VZR kost een auto uit de kleinste categorie die de gemiddelde werknemer als zijn privéauto voor zakelijke kilometers inzet al €0,24 per kilometer. Voor een auto met een cataloguswaarde van boven de  €40.000 ligt die kilometerprijs zelfs op €0,46. Ook de ANWB noemt de 21 cent te laag; de bond noemt een bedrag van 30 cent reëel.

Tips voor de lage kilometervergoeding

De overheid houdt de belastingvrije vergoeding zo laag, om het autogebruik in ons land te ontmoedigen. Toch raar als je voor je baas op pad moet, want niet alles kan met de fiets. Een paar tips om te zorgen dat je niet nodeloos reiskosten maakt voor de baas.

• Ben je in dienst? Bespreek dit probleem met je baas. Het is niet redelijk dat jij kosten moet maken met je eigen auto voor een zakelijke rit. En ook al mag je maar 21 cent belastingvrij vergoeden, het staat een werkgever volledig vrij een hogere vergoeding uit te keren, alleen moet daarover belasting worden betaald. Dat veel werkgevers blind het belastingvrije bedrag volgen, is vooral goed voor hun eigen portemonnee, maar eigenlijk zeer onredelijk richting de werknemer of freelancer.

• Moet je vrij vaak zakelijk op pad? Dan is een auto van de zaak heel redelijk. Of je die ook privé gaat rijden (en dus bijtelling gaat betalen) of niet, je vermijdt dan in elk geval dat je zelf kosten maakt terwijl je voor de baas op pad bent. Overleg dit met je baas en leg de redenen uit. Een A-segmenter hoeft niet duur te zijn.

Een paar A-segmenters als pool-auto voorkomt dat jij kosten maakt met je eigen auto.

• Ga je met je eigen auto naar je werk? De meeste werkgevers vergoeden niet al je woon-werkverkeer voor de daadwerkelijk gereden kilometers, maar dit mag dus wel met 21 cent per kilometer belastingvrij. Stel dat je 47 weken per jaar, vijf dagen per week 40 kilometer naar je werk en terug rijdt, dan is dat krap €3.948 per jaar of €329 per maand wat belastingvrij mag worden vergoed. Krijg je minder dan dat, bijvoorbeeld €150 per maand, dan loont het de rest van dit bedrag van je loon af te trekken, omdat je hier dan geen belasting over betaalt. Bij dit voorbeeld scheelt dat € 816 netto per jaar. Overleg hiervoor met je HR-afdeling.

• Ga met het openbaar vervoer als het kan. Deze kosten mogen namelijk tot honderd procent worden vergoed. • Als je carpoolt met collega’s mag elke werknemer nog steeds dezelfde woon-werkvergoeding vragen! Omrijden moet je uiteraard zelf betalen, maar dit voordeel kan met vier man snel oplopen. Let op, dit geldt alleen voor woon-werkverkeer. Als je samen naar een congres of klant rijdt, mag alleen de chauffeur declareren. Het eventuele omrijden om iemand op te pikken, mag je dan weer wel declareren.

• Hoe zuiniger je auto, hoe minder kosten je maakt. Die 21 cent staat, of je nu met een Kia Picanto, een Renault Zoe of een Hummer H2 op pad gaat. Je eigen kosten beperken, loont dus altijd.